Não existe empreendimento bem-sucedido sem uma competente gestão financeira. Em uma analogia básica, mapear, dimensionar e gerenciar receitas e despesas são verbos tão essenciais para uma empresa quanto comer, beber água e praticar atividades físicas são vitais para o ser humano.

A organização é um dos pilares da gestão financeira eficiente. Equilibrar uma infinidade de números – que incluem valores e prazos – requer o uso de ferramentas adequadas, que vão de planilhas em Excel a sistemas de ERP (sigla em inglês para “planejamento de recursos da empresa”), dependendo do porte e do segmento do negócio.

Antes de pôr a mão na massa, uma observação importante: jamais, as finanças dos gestores devem confundir-se com as contas corporativas. Isso se aplica especialmente às micro e pequenas empresas, uma vez que a governança financeira das médias e grandes costuma dispor de mecanismos de controle mais rigorosos.

Na prática, o primeiro passo para a boa gestão financeira é o planejamento. A cada ano, os gestores precisam realizar um diagnóstico completo da empresa, considerando fatores como o balanço patrimonial, o plano de negócios e o desempenho do empreendimento – e do segmento como um todo – nos últimos 12 meses.

A partir deste raio-x, devem ser estabelecidas as metas de crescimento para o próximo ano, considerando estimativas mensais para itens como receita por produto ou serviço, receita total, custos fixos e variáveis (incluindo taxas e tributos) e investimentos. Neste ponto, inicialmente devem ser considerados os aportes vitais para a manutenção do negócio e, em um segundo momento, eventuais valores necessários para a expansão física da empresa ou a ampliação da oferta de produtos ou serviços.

Aqui, cabe um parêntese: no cenário econômico extremamente sensível e volátil em que vivemos, é preciso ser cauteloso nas projeções. Por isso, recomenda-se a estruturação de um planejamento anual com base em três panoramas diferentes – além do quadro provável (com base nos indicadores do último ano), deve-se pensar em um cenário otimista e, para evitar surpresas desagradáveis, considerar também uma projeção mais pessimista.

Nesta mesma linha de raciocínio, as previsões de receitas e despesas devem ser sempre as mais realistas possíveis. Se, durante o período, os custos forem menores do que o projetado e os ganhos acabarem sendo maiores, excelente. Por outro lado, estar alicerçado para o caso de os indicadores se apresentarem desfavoráveis, ajudará a manter a situação sob controle.

Além do planejamento, que garante uma visão do negócio em médio e longo prazo, é necessário estabelecer rotinas de acompanhamento diário, semanal e mensal das finanças. Para saber o que sobra em termos líquidos para a empresa, é fundamental que os gestores tenham, na ponta do lápis (ou no Excel), os custos diretos de seus produtos e serviços.

As movimentações financeiras devem ser registradas com rigor e atenção. O controle diário de caixa precisa considerar todo dinheiro que entra e sai no período – de um lado, os gastos com compra de mercadorias e matérias-primas, transporte e alimentação; de outro, as vendas e outras formas de receita.

Já o fluxo de caixa, que pode ser controlado semanal ou mensalmente, oferece um panorama mais amplo. Nele, devem ser incluídas as contas a pagar (fornecedores, água, luz, telefone, internet) e a receber (pagamentos de compras parceladas etc.). A elaboração de relatórios para cada período auxilia na visualização dos números e na análise de desempenho, contribuindo para a tomada de decisões assertivas.

Sempre que possível, os administradores do negócio devem investir na formação pessoal e profissional. Em um mercado altamente competitivo e dinâmico, é essencial que os gestores conheçam, estudem e mantenham-se atualizados sobre os setores onde atuam. Isso é fundamental para a tomada de decisões estratégicas, que vão da compra de insumos e matérias-primas à adoção de novas tecnologias, passando por investimentos em marketing e expansão.

Por fim, uma última dica. Em muitos momentos, é natural que a empresa necessite de empréstimos e financiamentos. Nesses casos, quanto maior a antecedência na busca dos recursos, melhor. Em geral, pleitear empréstimos quando se está “com a corda no pescoço” costuma sair bem mais caro do que quando se busca crédito de forma planejada e antecipada.