Dê uma olhada no seu local de trabalho – seja ele uma sala de escritório, uma oficina, um táxi, qualquer lugar – é um lugar organizado? Devido à correria do dia a dia, não temos tempo para prestarmos atenção nisso. E por isso, em alguns casos, trabalhamos num lugar desorganizado.

Tem gente que acha que este tipo de ambiente indica que os funcionários trabalham bastante, não tendo tempo para cuidar destas coisas. Mas podemos continuar produzindo o suficiente e, ao mesmo tempo, cuidar do nosso local de trabalho.

A primeira coisa que devemos ter em mente é que esta organização é importante. Afeta até mesmo o nosso rendimento no serviço. Quando estamos num lugar organizado, trabalhamos mais animados. Se precisamos procurar alguma coisa como uma ferramenta ou uma nota fiscal, achamos com muita mais facilidade.

Agora, se temos problema com a organização, existem algumas ferramentas que podem nos ajudar. Uma desta ferramentas é o 5S – uma metodologia japonesa para organização de qualquer ambiente.

O que significa os 5S? São palavras que, transliteradas para o nosso idioma, começam com a letra S. São elas: Seiri, Seiton, Seisõ, Seiketsu e Shitsuke. Vamos falar um pouco sobre cada uma delas:

Seiri –  senso de utilização – verifica o que é realmente necessário no ambiente de trabalho (ferramentas, materiais, papéis, etc). O que não está sendo usado é guardado ou descartado. Este processo diminui os obstáculos à produtividade no trabalho.

Seiton – senso de ordenação – enfoca a necessidade de um espaço organizado (quadro de ferramentas, arquivo de documentos). Dispomos os materiais que precisamos no nosso serviço de maneira a melhorar o fluxo do nosso trabalho e eliminando movimentos desnecessários.

Seisõ – senso de limpeza – a limpeza é uma necessidade diária de qualquer ambiente. Geralmente, em escritórios existe uma equipe que faz esta limpeza. Mesmo assim, podemos ajudar jogando o lixo fora, por exemplo. Existe ambientes, como as oficinas, por exemplo, onde os funcionários devem fazer esta limpeza. No final do expediente pode-se tomar alguns minutos para executar esta organização. 

Seiketsu – senso de saúde – este senso pode parecer um tanto metódico, mais é importante. Basicamente, ele padroniza as práticas do trabalho, como manter os materiais juntos, canetas com canetas, livros com livros e assim por diante. Favorece à saúde física, mental e ambiental.

Shitsuke – senso de autodisciplina – quando implantamos os últimos quatro S considerados, aplicamos este quinto S para fazer a manutenção e manter a ordem em nosso ambiente de trabalho. É um tanto difícil, pois é necessário fazer com que os funcionários mantenham à ordem no local de trabalho. Devem seguir regras como "usou, guarde", "sujou, limpe". Como eu disse, não é fácil, mas é importante tentar.

Algumas empresas fazem, periodicamente, inspeções nos departamentos para a verificação da organização. Pode se nomear alguns funcionários para fazer estas inspeções de tempos em tempos. O objetivo é fazer uma manutenção dos 5S, ajudar na aplicação dos princípios por parte dos funcionários.

Se você nota que sua empresa está com problemas de organização, que tal aplicar os 5S? É fácil, prático e o melhor – aumenta a produtividade dos funcionários! É o que toda empresa quer.

fonte: http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/5s-a-organizacao-no-ambiente-de-trabalho/38730/