Nos últimos dois meses houve muito barulho em torno do eSocial – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas -, que entrou em vigor em janeiro desse ano, e que em fevereiro registrou menos de 19% de adesão das grandes empresas nacionais, com faturamento igual ou superior a R$ 78 milhões/ano, de um universo de cerca de 15 mil organizações.

Em março, grande parte dessas companhias recuperou o tempo perdido, e cerca de 11.500 enviaram os dados trabalhistas ao governo no primeiro dia do mês e último dia do prazo para atender ao programa, segundo dados do coordenador do eSocial.

Apesar do número de participantes ter chegado quase a sua totalidade, ainda há muitas dúvidas, especialmente sobre os dados que precisam ser cadastrados e enviados corretamente, e as formas de garantir a emissão desses ao Ministério da Fazenda, e assim evitar as multas e penalidades previstas em lei.

Primeiro é preciso entender que o eSocial não é um bicho de sete cabeças, e nem veio para burocratizar mais a relação corporativa com o governo. Muito pelo contrário, o eSocial serve como um canal direto para envio de dados à Receita, e assim agiliza a fiscalização sobre essas informações usadas para garantir os direitos trabalhistas e a transparência corporativa com o Fisco.

Segundo, é importante considerar que a tecnologia é a chave para resolver todas as pendências pertinentes ao sistema de escrituração digital. Isso porque o eSocial demanda muito o uso de plataformas de gestão de RH e rede, já que os relatórios, como o nome do programa diz, devem ser preenchidos e enviados de forma digitalizada, eliminando o uso do papel e estimulando a transformação digital nos ambientes organizacionais.

O que para muitas companhias acaba sendo um momento de mudanças drásticas em relação às áreas de TI, pois elas, em geral vivem sobrecarregadas com as demandas internas e sofrem com equipes enxutas precisarão se envolver ativamente nos processos de implantação dos sistemas fiscais, além de prestar suporte e monitoria a esses novos sistemas que não podem parar de funcionar, para não gerar atrasos na entrega dos documentos exigidos pelo governo, e que possuem datas específicas para serem entregues.

Sem falar das mudanças que devem ocorrer ao longo deste ano, para adequar o programa à realidade das empresas aderentes, como aprimoramento dos layouts dos documentos, tipos de informações a serem preenchidas, e formato dos arquivos digitais a serem enviados, que hoje é XML, o mesmo da NF-e.

Afinal de contas, independente da quantidade de testes realizados, é quando a lei começa a vigorar que surgem gargalos e obstáculos não vistos antes, e mesmo com um período de avalições mais abrangente para companhias de médio e pequeno porte, uma vez que a obrigatoriedade do eSocial atingirá todas as empresas privadas ainda este ano, 2018 deve reservar várias modificações no novo sistema fiscal.

Tendo tudo isso em vista, é comum que as empresas tenham dúvidas sobre como devem se portar diante das demandas do programa. Mas o fato é que o eSocial veio para ficar, e ao longo dos próximos anos só deve aumentar a vigilância do Governo sobre as informações trabalhistas das companhias brasileiras.

Ou seja, não há para onde correr, e para aqueles que pensam que podem maquiar o envio dos dados, com poucos detalhes ou informações faltando, atrasar as entregas dos relatórios ou mesmo não enviá-los, as consequências podem ser devastadoras para os negócios, especialmente no que diz respeito à Segurança e Medicina do Trabalho (que tem data programada do início de envio das informações a partir de Janeiro de 2019 para empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões), e cotas para pessoas com deficiência, que podem gerar multas salgadas caso as novas regulações não sejam atendidas.

Para ajudar os gestores que ainda têm dúvidas sobre a melhor forma de garantir que não haja falhas, e nem atrasos na entrega das informações do eSocial, seguem abaixo três passos simples que podem ser aplicados em empresas de todos os tamanhos:

Automatize

Programar os processos de recolhimento e preenchimento dos dados trabalhistas, por meio de plataformas de gestão capazes de suportar toda a demanda do eSocial, elimina a intervenção humana, evita erros, aumenta a agilidade, e assim evita surpresas desagradáveis no final de cada período fiscal.

Profissionalize e capacite

A mão de obra envolvida nos processos de eSocial, uma vez que este programa irá substituir o envio de impostos, como a DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retida na Fonte), precisa ter bom entendimento sobre o sistema do governo e as tecnologias utilizadas para atender todas as especificidades requeridas pela Receita Federal, que somam cerca de 45 layouts que precisam ser preenchidos.

Terceirize

Caso a empresa não tenha a capacidade ou tempo necessários para seguir os dois passos acima, essa é a dica com o melhor custo benefício, pois elimina a contração e a capacitação de mão de obra e passa a responsabilidade de sustentação dos sistemas e aplicações de TI, atendimento de prazos e tratamento dos dados trabalhistas, para quem realmente entende e pode dar garantias do trabalho bem feito, para assim permitir um sono tranquilo aos gestores das grandes empresas.

Agora é não perder mais tempo, e já correr para assegurar que as informações trabalhistas sejam enviadas corretamente ao Governo. Bom eSocial!